Planificar la producción del obrador con los pedidos de tiendas y clientes

En muchos obradores la producción de la noche se decide con una libreta, unos cuantos mensajes de las tiendas y la memoria del maestro. Funciona hasta que falla un día: una tienda que se queda sin barras, un hotel que recibe cruasanes de menos, un saco de harina que falta a las tres de la madrugada.

Planificar la producción no es un lujo de fábrica grande. Es encadenar cinco pasos que ya haces de cabeza, pero por escrito y siempre en el mismo orden:

1. Cerrar los pedidos a una hora de corte.
2. Consolidar los pedidos por producto: la hoja de producción.
3. Convertir piezas en kilos de masa, con su merma.
4. Desglosar cada masa en ingredientes.
5. Comparar con las existencias y sacar la lista de compra.

Lo vemos con un ejemplo completo: cuatro tiendas propias y tres clientes de hostelería. Las cifras son ilustrativas, pensadas para que puedas seguir las cuentas y sustituirlas por las tuyas.

Antes de empezar: hora de corte y pedido base

La hora de corte

La hora de corte es el momento a partir del cual la hoja de producción de mañana ya no se toca. Lo que llegue después se atiende al día siguiente o con lo que sobre de la producción, pero no reabre la planificación.

Para fijarla, cuenta hacia atrás desde el inicio del turno de madrugada:

• Las masas que se preparan la tarde anterior (laminado del cruasán, prefermentos, masas de fermentación larga en cámara) necesitan saber cantidades antes de que se vaya el turno de tarde.
• La lista de compra tiene que salir con tiempo de llamar al proveedor antes de que cierre su hora de pedidos.
• Alguien tiene que revisar la hoja antes de imprimirla.

En nuestro ejemplo, el corte es a las 18:00 y la hoja se imprime a las 18:30.

El pedido base por día de la semana

Si cada tienda tiene que escribir cada tarde el pedido completo, alguna se olvidará y otra copiará el del día anterior sin pensar. La solución es un pedido base: una cantidad por producto y por día de la semana que se aplica si nadie dice nada.

La tienda solo comunica ajustes: un festivo local, una comunión, obras en la calle, un día de lluvia. El pedido base se revisa cada mes con lo que se vendió cada día de la semana en las últimas cuatro semanas, más un pequeño colchón.

Paso 1: los pedidos de tiendas y clientes

Es miércoles por la tarde. Han llegado los pedidos para el jueves. Las tiendas han aplicado su pedido base con algún ajuste; los clientes de hostelería han enviado el suyo.

Producto	Centro	Mercado	Estación	Barrio	Horeca A	Horeca B	Horeca C
Barra 250 g	300	200	137	180	40	0	60
Pistola 150 g	120	80	60	70	100	50	0
Hogaza integral 500 g	30	25	10	20	0	12	8
Cruasán	100	60	50	40	0	0	80

Horeca A es un bar de desayunos, Horeca B un restaurante y Horeca C un hotel. Son clientes ficticios, como las tiendas.

Dos detalles prácticos:

• Una sola vía de entrada para los pedidos. Si unos llegan por mensaje, otros por teléfono y otros en un papel del repartidor, alguno se perderá. Da igual que sea un formulario, un correo o un programa: que sea uno.
• Confirma el pedido de hostelería. Un «lo de siempre» por teléfono no es un pedido. Una respuesta escrita con las cantidades evita discusiones cuando llega el albarán.

Paso 2: la hoja de producción

La hoja de producción suma todos los pedidos por producto. Es el documento que manda en el obrador durante la noche.

Producto	Tiendas	Horeca	Total piezas
Barra 250 g	817	100	917
Pistola 150 g	330	150	480
Hogaza integral 500 g	85	20	105
Cruasán	250	80	330

Aquí se decide también si produces exactamente lo pedido o añades un margen para el mostrador del propio obrador, para reponer una rotura o para una segunda hornada. Si lo añades, que figure como una línea más («reserva»), no escondido en los totales. Si no, nunca sabrás cuánto produces de más.

Paso 3: de piezas a kilos de masa

Cada producto se hace con una masa. Varios productos pueden compartir masa: la barra y la pistola salen de la misma masa de pan común, solo cambia el peso de la pieza.

La cuenta usa el peso en crudo de cada pieza, no el cocido: una barra de 250 g necesita unos 300 g de masa porque en el horno pierde agua. Después se divide entre (1 − merma de proceso) para cubrir la masa que se queda en la amasadora, en la mesa o en los recortes.

Masa	Productos	Masa en piezas	Merma de proceso	Masa a preparar
A · Pan común	917 barras × 0,300 kg + 480 pistolas × 0,180 kg	361,50 kg	1 %	365,15 kg
B · Integral	105 hogazas × 0,600 kg	63,00 kg	1 %	63,64 kg
C · Cruasán	330 cruasanes × 0,070 kg	23,10 kg	8 % (recortes del laminado)	25,11 kg

Las mermas de proceso del ejemplo (1 % y 8 %) son supuestos. Mide las tuyas: pesa la masa preparada y la masa útil dividida durante unos días. La del laminado suele ser mayor por los recortes; si los reaprovechas en otra elaboración, réstalos.

Paso 4: de masas a ingredientes

Cada masa tiene su receta, expresada en porcentaje panadero (la harina es 100 y todo lo demás se expresa respecto a ella). Para pasar de kilos de masa a kilos de cada ingrediente:

Masa	Receta (porcentaje panadero)	Suma
A · Pan común	harina panificable 100 · agua 65 · sal 1,8 · levadura fresca 1,5	168,3
B · Integral	harina integral 70 · harina panificable 30 · agua 72 · sal 1,8 · levadura fresca 1,0	174,8
C · Cruasán	harina de fuerza 100 · leche 25 · agua 25 · azúcar 12 · sal 2 · levadura fresca 4 · mantequilla 55	223,0

Aplicado a las masas del paso 3:

Ingrediente	Masa A	Masa B	Masa C	Total
Harina panificable	216,96 kg	10,92 kg	—	227,89 kg
Harina integral	—	25,48 kg	—	25,48 kg
Harina de fuerza	—	—	11,26 kg	11,26 kg
Agua	141,03 kg	26,21 kg	2,81 kg	170,05 kg
Leche	—	—	2,81 kg	2,81 kg
Azúcar	—	—	1,35 kg	1,35 kg
Sal	3,91 kg	0,66 kg	0,23 kg	4,79 kg
Levadura fresca	3,25 kg	0,36 kg	0,45 kg	4,07 kg
Mantequilla	—	—	6,19 kg	6,19 kg

(Los totales pueden diferir en un céntimo de la suma de columnas por redondeo.)

Este desglose es el mismo que usas en el escandallo. Si el escandallo y la hoja de producción parten de recetas distintas, uno de los dos miente. Mantén una sola ficha por receta y que ambos cálculos la lean.

Paso 5: de ingredientes a lista de compra

Ahora se compara lo que necesitas con lo que hay. No basta con que llegue para mañana: conviene no bajar de un stock de seguridad que cubra un imprevisto (un proveedor que falla, un pedido extra). Y se compra en el formato del proveedor: sacos de 25 kg, bloques de 1 kg, placas de 2 kg.

Ingrediente	Existencias	Necesidad	Quedan	Stock de seguridad	A comprar
Harina panificable	400 kg	227,89 kg	172,11 kg	460 kg	12 sacos de 25 kg (300 kg)
Harina integral	60 kg	25,48 kg	34,52 kg	50 kg	1 saco de 25 kg
Harina de fuerza	75 kg	11,26 kg	63,74 kg	25 kg	—
Sal	40 kg	4,79 kg	35,21 kg	10 kg	—
Levadura fresca	6 kg	4,07 kg	1,93 kg	8 kg	7 bloques de 1 kg
Mantequilla	10 kg	6,19 kg	3,81 kg	12 kg	5 placas de 2 kg
Leche	12 l	2,81 l	9,19 l	6 l	—
Azúcar	20 kg	1,35 kg	18,65 kg	5 kg	—

La levadura fresca tiene un stock de seguridad bajo a propósito: caduca pronto y lo que sobra es merma de materia prima. El de harina es más alto porque aguanta semanas y quedarse sin ella paraliza el obrador.

La noche: orden de horneado y reparto

Con la hoja de producción en la mano, el orden de trabajo lo marca la hora de salida de cada ruta, no la comodidad del horno.

Si una ruta sale siempre tarde, casi nunca es culpa del repartidor: suele ser que la secuencia de la noche no está ordenada por rutas. Imprime la hoja de producción agrupada por hora de salida, no por orden alfabético de productos.

Recuerda que buena parte de este trabajo es trabajo nocturno. El artículo 36 del Estatuto de los Trabajadores considera nocturno el que se hace entre las 22:00 y las 6:00 y limita la jornada de quien trabaja de noche a ocho horas diarias de promedio en un periodo de quince días, sin horas extraordinarias. La retribución la fija el convenio colectivo aplicable. Planificar bien la producción es también no alargar los turnos por desorden.

Rutas y albaranes

Cada ruta necesita una hoja de carga (qué va en la furgoneta, en qué orden de descarga) y cada entrega su albarán: qué se entrega, cuánto, a quién y cuándo. El albarán firmado es la prueba de lo entregado y la base de la factura.

• A tus tiendas, el albarán es un documento interno, pero no lo saltes: las piezas «recibidas» del albarán son la mitad del cálculo del sobrante.
• A los clientes de hostelería, el albarán recoge también las devoluciones pactadas, si las hay.

Hostelería: del albarán a la factura mensual

Con los clientes de hostelería lo habitual es entregar a diario con albarán y facturar una vez al mes. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) lo permite: su artículo 13 admite facturas recapitulativas que agrupen operaciones de un mismo mes natural para un mismo destinatario. Si el cliente es empresario o profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente.

Para que la factura mensual cuadre:

• Cada albarán lleva número, fecha, cliente, productos, cantidades y precio.
• Las devoluciones se anotan en el albarán del día en que se recogen, no de memoria a fin de mes.
• Los precios especiales de cada cliente están escritos en un solo sitio.

A partir de 2027, esas facturas tendrán que emitirse con un sistema informático adaptado a Verifactu: desde el 1 de enero de 2027 si tu empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 si eres autónomo, según el RD 1007/2023 con los plazos del RDL 15/2025. Afecta también a los tickets del TPV de tus tiendas; lo explicamos en TPV para panaderías y Verifactu.

Hoja de cálculo o programa

Todo este ejemplo se puede hacer en una hoja de cálculo bien montada: una pestaña de recetas, una de pedidos base, una de pedidos del día, una de existencias y fórmulas que las unen. Para un obrador con dos o tres tiendas y un puñado de referencias es una buena forma de empezar, y te obliga a entender cada paso.

Donde se rompe:

• Varias personas escribiendo a la vez. Tiendas, comercial y obrador en el mismo archivo acaban pisándose.
• Recetas que cambian. Cambias la receta en el escandallo y no en la hoja de producción, o al revés.
• Existencias y lotes. La hoja calcula lo que necesitas, pero no sabe lo que ha entrado, con qué lote ni lo que ha caducado.
• Albaranes y facturas. La hoja no emite facturas con Verifactu ni guarda un registro inalterable.
• Dependencia de una persona. Si solo una persona entiende las fórmulas, sus vacaciones son un riesgo para el obrador.

Cuando dos o más de esos puntos te pasan cada semana, toca valorar un programa que una pedidos, producción, stock, albaranes y TPV. Comparamos las opciones que se usan en España en software para obrador.