Mermas en el obrador: cómo medirlas, reducirlas y qué pide la Ley 1/2025

Pregunta en cualquier obrador cuánto se tira y la respuesta suele ser un gesto con la mano: «poco», «lo normal», «depende del día». Ese «depende del día» es exactamente el dato que te falta. La merma casi nunca es un problema de horno; es un problema de medida.

Esta guía separa la merma en sus tipos, te da las fórmulas para medir cada una y recorre un ejemplo semanal con cuatro tiendas. Al final explica qué exige de verdad la Ley 1/2025 de desperdicio alimentario, porque circulan muchas versiones exageradas.

Los seis tipos de merma de un obrador

Mezclarlas en un solo porcentaje es el primer error. Cada una nace en un sitio distinto, la controla una persona distinta y se corrige de forma distinta.

Tipo de merma	Dónde se produce	Ejemplo típico	Quién la controla
Materia prima	Almacén y cámaras	Levadura fresca caducada, nata abierta que no se usa, harina con plaga	Compras y almacén
Proceso	Amasado, división, formado, laminado	Masa pegada en la amasadora, recortes del laminado del cruasán	Maestro de obrador
Cocción	Horno	Agua que se evapora: una pieza de 300 g de masa sale como barra de 250 g	Es técnica: se escandalla, no se «reduce»
Producto no conforme	Horno y enfriado	Piezas quemadas, aplastadas, mal formadas, que no salen a la venta	Maestro de obrador
Sobrante en tienda	Tiendas propias	Barras y bollería que no se venden antes del cierre	Encargados de tienda y quien decide los pedidos
Devoluciones de clientes	Hostelería y reventa	Pan que devuelve un bar o un hotel según lo pactado	Comercial y quien firma las condiciones

La merma de cocción es distinta de todas las demás. No es dinero tirado a la basura: es agua. Pero si no la metes en el escandallo, calcularás el coste de una barra de 250 g con la harina de 250 g de masa, y te quedarás corto en cada pieza.

La merma de proceso tiene un matiz parecido. Los recortes del laminado no siempre se pierden: muchos obradores los reincorporan a otra elaboración. Lo que se reaprovecha no es merma; lo que se tira, sí. Apúntalo por separado.

Cómo medir cada merma: las fórmulas

No necesitas un programa para empezar. Necesitas pesar o contar siempre en el mismo punto y con la misma unidad.

Tres reglas para que los números sirvan:

• Mide en unidades en tienda y en kilos en el obrador. El encargado de tienda cuenta barras; el panadero pesa masa. No obligues a nadie a convertir.
• Anota el sobrante antes de decidir qué hacer con él. Si una parte se dona o se reaprovecha, eso se registra después. Primero el dato bruto.
• Valora a coste de fabricación, no a precio de venta. Una barra que no se vende te cuesta lo que costó hacerla y llevarla. Valorarla a precio de venta infla la cifra y te lleva a decisiones equivocadas.

Ejemplo: una semana, cuatro tiendas

Un obrador abastece cuatro tiendas propias: Centro, Mercado, Estación y Barrio. Para simplificar solo miramos dos productos: la barra de 250 g y el cruasán. Todas las cifras son un ejemplo para seguir el cálculo, no datos de ninguna empresa. Suponemos un coste de fabricación de 0,33 € por barra y 0,42 € por cruasán (sustitúyelos por los de tu escandallo).

Barras de 250 g, semana completa

Tienda	Recibidas	Vendidas	Sobrantes	Sobrante (%)	Coste del sobrante
Centro	2.100	1.932	168	8,0 %	55,44 €
Mercado	1.400	1.218	182	13,0 %	60,06 €
Estación	980	833	147	15,0 %	48,51 €
Barrio	1.260	1.197	63	5,0 %	20,79 €
Total	5.740	5.180	560	9,8 %	184,80 €

Cruasanes, semana completa

Tienda	Recibidos	Vendidos	Sobrantes	Sobrante (%)	Coste del sobrante
Centro	700	623	77	11,0 %	32,34 €
Mercado	420	361	59	14,0 %	24,78 €
Estación	350	280	70	20,0 %	29,40 €
Barrio	280	266	14	5,0 %	5,88 €
Total	1.750	1.530	220	12,6 %	92,40 €

En esta semana de ejemplo, el sobrante de solo dos productos cuesta 277,20 €. Si la semana es representativa, son 14.414,40 € al año (277,20 € × 52) en coste de fabricación, sin contar el reparto ni el tiempo de quien lo retira.

Lo interesante no es el total, sino el reparto. Barrio trabaja al 5 % en los dos productos. Estación tira el 15 % de las barras y uno de cada cinco cruasanes. Con la misma receta, el mismo horno y el mismo repartidor, el problema no está en el obrador: está en cómo se decide el pedido de Estación.

El mismo dato, por día de la semana

Abrimos Estación por días. Recibe 140 barras cada día, siempre las mismas, porque el pedido es fijo.

Día	Recibidas	Vendidas	Sobrantes
Lunes	140	131	9
Martes	140	128	12
Miércoles	140	125	15
Jueves	140	120	20
Viernes	140	118	22
Sábado	140	108	32
Domingo	140	103	37
Total	980	833	147

El pedido fijo es el culpable. La tienda de una estación vende menos el fin de semana, y el pedido no lo sabe. Casi la mitad del sobrante semanal (69 de 147 barras) se concentra en sábado y domingo.

Cómo reducir la merma, de más a menos rentable

1. Ajustar el pedido de cada tienda por día de la semana

Es la palanca más barata y la que más devuelve. En lugar de un pedido fijo, cada tienda tiene un pedido base distinto para cada día, calculado con lo que vendió ese mismo día en las últimas semanas, más un pequeño colchón.

El riesgo es el contrario: quedarte sin pan a media mañana y perder ventas que no ves en ninguna tabla, porque el cliente que no encuentra su barra no aparece en el TPV. Por eso el colchón no debe ser cero y conviene apuntar a qué hora se agota cada producto. Si la tienda se queda sin barras a las 11:00 todos los sábados, el pedido se ha pasado de ajustado.

Cómo montar ese pedido base y conectarlo con la producción lo explicamos paso a paso en planificar la producción con los pedidos de tiendas y clientes.

2. Producción escalonada o segunda hornada

Si todo el pan sale del obrador de madrugada, la tienda tiene que acertar a las 6:00 lo que venderá a las 20:00. Una segunda hornada o un segundo reparto a mediodía permite que el primer pedido sea más prudente y que la tarde se complete con lo que de verdad falta.

Tiene coste: otra salida de furgoneta, otro turno en el horno. Compensa en las tiendas con ventas altas por la tarde. Se calcula comparando el coste del segundo reparto con el sobrante que evitas.

3. Masas congeladas o precocido para el punto caliente

Las tiendas con horno propio (lo que en el sector se llama punto caliente) pueden terminar en tienda piezas precocidas o masas congeladas según la venta del momento. El producto que no se hornea no se tira: se queda en el congelador.

A cambio, la pieza cuesta más (congelación, logística del frío, horno en tienda) y el cliente lo nota en algunos productos. No es una decisión solo de merma: es de surtido y de posicionamiento. Úsala en los productos de venta irregular, no en la barra que vendes a todas horas.

4. Controlar el producto no conforme en el obrador

Si una de cada cincuenta piezas sale quemada o deformada, el problema está en el proceso, no en la tienda. Anota el no conforme por hornada y por turno. Cuando se concentra en una hornada, un horno o una persona, la causa suele ser concreta: una sonda mal calibrada, una cámara de fermentación que no llega a temperatura, prisas en la última hornada antes del reparto.

5. Reaprovechar dentro del obrador

Pan rallado, picatostes, torrijas, pudin, bases de tarta: hay muchas formas de dar una segunda vida al pan del día anterior. La propia Ley 1/2025 coloca en primer lugar la transformación de alimentos no vendidos pero aptos para el consumo en otros productos para consumo humano (artículo 5.1.a).

6. Donar lo que no puedes evitar ni transformar

La donación es el siguiente escalón de la jerarquía de la ley. El Reglamento (UE) 2021/382 añadió al Reglamento 852/2004 un capítulo específico sobre la redistribución de alimentos para donación: los operadores pueden redistribuir alimentos siempre que sigan siendo seguros, comprobando fechas y estado y manteniendo la trazabilidad.

En la práctica, el pan del día que no se vende es un buen candidato para comedores sociales o bancos de alimentos cercanos, si alguien lo recoge a tiempo. Sin un acuerdo de recogida estable, la donación se queda en buena intención.

Qué exige de verdad la Ley 1/2025

La Ley 1/2025, de 1 de abril, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario se publicó en el BOE el 2 de abril de 2025. Sobre ella circula mucha información imprecisa. Esto es lo que dice el texto consolidado, consultado el 30 de septiembre de 2026.

Las fechas

La disposición final vigésima dice literalmente que la ley «entrará en vigor el 2 de enero de 2025», una fecha anterior a su propia publicación. Lo que importa para un obrador es la frase siguiente: las medidas obligatorias del artículo 6 se aplican «transcurrido el plazo de un año desde la publicación». Es decir, desde principios de abril de 2026. Hoy ya son exigibles.

Lo que se aplica a todos: la jerarquía

El artículo 5 fija el orden de prioridades para todos los agentes de la cadena alimentaria:

1. Prevenir, incluida la transformación de lo no vendido en otros productos para consumo humano.
2. Donar o redistribuir para consumo humano.
3. Alimentación animal y fabricación de piensos.
4. Subproductos para otra industria.
5. Reciclado (compost, digerido) y, en último lugar, valorización energética.

Puedes apartarte de ese orden si lo justificas por seguridad alimentaria, viabilidad técnica o económica u otras razones previstas en el artículo 5.2. Por ejemplo, no donar un producto porque no puedes garantizar su conservación.

Las obligaciones concretas del artículo 6

El artículo 6.4 exige a los obligados:

• Un plan de prevención que explique cómo aplicas la jerarquía (6.4.a).
• Promover acuerdos de donación con entidades sociales o bancos de alimentos, salvo que sea inviable y esté justificado (6.4.b). El contenido mínimo de esos acuerdos está en el artículo 7.

Además, ninguna cláusula de un contrato puede impedir la donación (6.3), y está prohibido inutilizar alimentos aptos para que no se aprovechen (6.5).

Quién queda fuera

Esta es la parte que más interesa a un obrador, y la que menos se cuenta:

• Las microempresas quedan excluidas de todo el artículo 6 (6.6). La ley define microempresa como la que ocupa a menos de diez personas y factura, o tiene un balance, de hasta 2 millones de euros al año (artículo 3.f).
• Las obligaciones del apartado 4 (plan y donación) no se aplican a establecimientos de hasta 1.300 m² (6.4.c): superficie del establecimiento si no vendes al público, o superficie útil de exposición y venta si vendes al público. Pero quedan obligados los establecimientos con el mismo NIF que en conjunto superen 1.300 m².

Las sanciones

El artículo 21 fija apercibimiento o multa de hasta 2.000 € para las infracciones leves, de 2.001 a 60.000 € para las graves y de 60.001 a 500.000 € para las muy graves. Las comunidades autónomas pueden elevar esos importes. No tener el plan cuando estás obligado es infracción grave. No aplicar la jerarquía o impedir la donación por contrato figuran entre las leves.

Cómo convertir todo esto en una rutina

La merma se reduce cuando alguien la mira cada semana con los mismos números. Una rutina sencilla:

1. Cada día, cada tienda anota recibidas y sobrantes por producto (o salen del albarán y del TPV).
2. Cada día, el obrador anota el producto no conforme por hornada.
3. Cada semana, alguien monta las dos tablas de este artículo: por tienda y por día. Diez minutos.
4. Cada mes, se revisa el pedido base de cada tienda y día con las ventas de las últimas cuatro semanas.
5. Cada trimestre, se actualizan los costes de fabricación del escandallo, porque el coste del sobrante depende de ellos.

Con dos tiendas se lleva en una hoja de cálculo. Con cuatro tiendas, varios clientes de hostelería y decenas de referencias, la hoja se vuelve frágil: alguien sobrescribe una fórmula o un encargado deja de enviar su parte. Ese es el momento de mirar herramientas que unan pedidos, albaranes y ventas del TPV; lo comparamos en software para obrador.