Seguridad alimentaria · Normativa explicada
Trazabilidad y lotes en el obrador: qué exige la ley y cómo llevarla
Qué exigen el Reglamento 178/2002 y el RD 1808/1991 sobre trazabilidad y lotes, cómo definir el lote en un obrador y un ejemplo completo de retirada hacia tiendas y clientes.
En corto
La ley (art. 18 del Reglamento 178/2002) te obliga a saber a quién compraste cada materia prima y a qué empresas vendiste cada producto: un paso atrás y un paso adelante. Lo que vendes a granel o envasas para venta inmediata en tu tienda no necesita marcar el lote en el envase (RD 1808/1991, art. 2.2.b), pero sigues necesitando registros que unan el lote del proveedor con tu producción y tus envíos. Un buen sistema permite retirar un lote en horas, no en días.
Qué es la trazabilidad (y qué no es)
La trazabilidad es poder seguir un alimento hacia atrás y hacia delante: de qué proveedor vino cada materia prima, en qué producción la usaste y a quién enviaste el resultado.
No es un certificado ni un programa informático. Es un conjunto de registros. Pueden estar en una libreta, en una hoja de cálculo o en un programa de gestión. Lo que importa es que, el día que haga falta, encuentres la respuesta rápido y sin huecos.
Ese día suele llegar de dos formas: un proveedor te avisa de que una partida de harina, huevo o semillas tiene un problema, o la inspección pide la información dentro de una alerta. En ambos casos te preguntarán lo mismo: qué hiciste con ese lote y dónde está ahora.
Lo que exige la ley: un paso atrás y un paso adelante
La obligación general está en el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002, que se aplica a todas las empresas alimentarias, también a un obrador pequeño.
- Un paso atrás (art. 18.2). Tienes que poder identificar a cualquier persona o empresa que te haya suministrado un alimento o una sustancia destinada a incorporarse a él: harina, mantequilla, huevo líquido, carne, tripa, especias.
- Un paso adelante (art. 18.3). Tienes que poder identificar a las empresas a las que has suministrado tus productos. Al consumidor que compra en el mostrador no hace falta identificarlo.
- Poner la información a disposición (art. 18.2 y 18.3). Si la autoridad competente te la pide, tienes que dársela.
- Etiquetar o identificar el producto (art. 18.4). Lo que pones en el mercado debe estar identificado de forma que se pueda seguir su trazabilidad.
Fíjate en lo que no dice el artículo 18: no te obliga a unir cada lote de materia prima con cada lote de producto terminado. Esa es la llamada trazabilidad interna. En sentido estricto, la norma pide el paso atrás y el paso adelante.
Ley frente a buena práctica
Sin trazabilidad interna, si falla una harina tendrías que retirar todo lo que hiciste desde que entró ese saco hasta que se acabó. Con ella, retiras solo las hornadas en las que se usó. Por eso es la práctica que recomiendan las guías de prácticas correctas de higiene del sector, aunque el artículo 18 no la exija con ese nombre.
El lote según el RD 1808/1991
El lote tiene su propia norma española: el Real Decreto 1808/1991, que sigue en vigor. Sus reglas básicas:
| Artículo | Qué dice | Qué significa en el obrador |
|---|---|---|
| Art. 1 | El lote es el conjunto de unidades de venta producidas, fabricadas o envasadas en circunstancias prácticamente idénticas | Tú decides el tamaño del lote, pero tiene que tener sentido: mismas materias primas, mismo proceso, mismo momento |
| Art. 2.2.b | No hace falta indicar el lote en los productos que se venden sin envasar, los envasados a petición del comprador y los preenvasados para venta inmediata | El pan y los pasteles de tu mostrador no llevan lote en el producto |
| Art. 3 | La indicación de lote va precedida de la letra «L», salvo que se distinga claramente de otras indicaciones | En la etiqueta de lo que envasas: «L 260930-01», por ejemplo |
| Art. 5 | Se puede omitir el lote si la etiqueta indica la fecha de duración mínima o caducidad con, al menos, día y mes | Útil en producto de vida corta envasado para terceros |
La excepción del artículo 2.2.b es la que más confusión genera. Te libra de marcar el lote en el producto, no de saber qué lotes usaste. La obligación del Reglamento 178/2002 sigue viva para todo lo que vendes.
Cómo definir el lote en tu obrador
No hay una única respuesta correcta. Hay tres criterios habituales, cada uno con su coste de registro:
| Criterio | Ejemplo | Ventaja | Inconveniente |
|---|---|---|---|
| Por producto y día | Todas las barras de 250 g del 30 de septiembre | Sencillo; encaja con el parte de producción diario | Si cambias de saco de harina a mitad de noche, el lote mezcla dos orígenes |
| Por turno | Bollería del turno de madrugada | Útil si hay dos turnos con personal distinto | Sigue mezclando materias primas si cambias de lote de proveedor en el turno |
| Por amasada o partida | Amasada n.º 3 de masa de cruasán | Retiradas mínimas; muy preciso | Más apuntes; exige disciplina en cada cambio de saco o caja |
En cárnicas y embutidos es frecuente trabajar por partida de elaboración: una partida de chorizo con su carne, su tripa y su pimentón identificados. En pastelería, por producción de cada elaboración base (una crema pastelera, un bizcocho) que luego entra en varios productos.
Un criterio práctico: el lote debe cambiar cada vez que cambia el lote de una materia prima crítica. Crítica quiere decir que, si falla, el producto se retira: harina, huevo, lácteos, carne, frutos secos, semillas.
Qué apuntar en cada punto
La trazabilidad se sostiene sobre tres registros. Si uno falla, la cadena se rompe.
1. Recepción de mercancía (paso atrás)
Cada vez que entra una materia prima, apunta como mínimo:
- Proveedor (nombre y, si lo tienes, número de registro sanitario).
- Producto (harina de fuerza, huevo líquido pasteurizado, sésamo tostado…).
- Lote del proveedor, tal como aparece en el saco, la caja o el albarán.
- Fecha de recepción y cantidad.
- Fecha de caducidad o de consumo preferente.
Un truco sencillo que muchos obradores usan: guardar los albaranes ordenados por fecha y anotar en ellos el lote si no viene impreso. El albarán ya tiene proveedor, producto, fecha y cantidad.
2. Producción (trazabilidad interna)
El parte de producción (u hoja de elaboración) une lo que entró con lo que sale. Para cada lote que fabricas, anota:
- Producto y lote asignado.
- Fecha y turno.
- Lotes de proveedor de cada materia prima crítica que has usado.
- Cantidad producida.
- Quién lo ha hecho (opcional, pero útil).
3. Expedición (paso adelante)
Cada vez que algo sale del obrador hacia otra empresa o hacia tus propias tiendas:
- Destino (tienda, bar, restaurante, otro comercio).
- Producto, lote y cantidad.
- Fecha.
El soporte natural es el albarán de entrega con una columna de lote. En el reparto a tus propias tiendas, basta con la hoja de pedido o de carga, siempre que indique qué lote va a cada una.
Si vendes a comercios de otros titulares
El RD 1021/2022 permite a un establecimiento minorista suministrar a otros minoristas solo si ese suministro es marginal, localizado y restringido (art. 3). En ese caso, el artículo 3.5 exige llevar registros de los clientes, las cantidades y las fechas. Las tiendas propias que dependen de tu establecimiento central no cuentan como suministro a otro minorista (art. 3.6). Lo explicamos en la guía del registro sanitario del obrador.
Ejemplo completo: retirada de una partida de sésamo
Ejemplo ilustrativo
Los nombres, cantidades y lotes son inventados para seguir el razonamiento. No corresponden a ninguna empresa.
Un obrador con cuatro tiendas propias y dos clientes de hostelería recibe un aviso de su proveedor de semillas: el lote SS-2291 de sésamo tostado debe retirarse. Lo que hace, paso a paso:
Paso 1. Hacia atrás: ¿cuándo entró y cuánto?
Busca el lote en el registro de recepción.
| Fecha recepción | Proveedor | Producto | Lote proveedor | Cantidad | Consumo preferente |
|---|---|---|---|---|---|
| 22/09/2026 | Semillas del Sur (ejemplo) | Sésamo tostado | SS-2291 | 2 × 5 kg | 30/03/2027 |
Resultado: entraron 10 kg el 22 de septiembre. Queda 1,5 kg en el almacén, que se aparta y se identifica como «no usar».
Paso 2. Interna: ¿en qué producciones se usó?
Busca SS-2291 en los partes de producción.
| Fecha | Producto | Lote obrador | Sésamo usado | Unidades |
|---|---|---|---|---|
| 23/09/2026 | Pan de semillas 400 g | L260923-PS | 2,0 kg | 180 |
| 25/09/2026 | Pan de semillas 400 g | L260925-PS | 2,0 kg | 180 |
| 26/09/2026 | Colines de sésamo (bolsa 150 g) | L260926-CS | 1,5 kg | 120 bolsas |
| 28/09/2026 | Pan de semillas 400 g | L260928-PS | 1,5 kg | 140 |
| 29/09/2026 | Pan de hamburguesa con sésamo | L260929-HS | 1,5 kg | 600 |
Suma usada: 8,5 kg. Con los 1,5 kg del almacén, cuadran los 10 kg recibidos. Si no cuadrara, habría un hueco en los registros y la retirada tendría que ampliarse.
Paso 3. Hacia delante: ¿dónde está ahora?
Cruza los lotes afectados con las hojas de reparto y los albaranes.
| Lote | Tienda 1 | Tienda 2 | Tienda 3 | Tienda 4 | Bar (cliente A) | Restaurante (cliente B) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| L260923-PS | 50 | 45 | 45 | 40 | — | — |
| L260925-PS | 50 | 45 | 45 | 40 | — | — |
| L260926-CS | 40 | 30 | 30 | 20 | — | — |
| L260928-PS | 40 | 35 | 35 | 30 | — | — |
| L260929-HS | — | — | — | — | 300 | 300 |
Lectura práctica:
- El pan de semillas es de vida corta: los lotes del 23 y del 25 ya no estarán a la venta. Lo que hay que hacer con ellos lo decidirá la autoridad sanitaria según el tipo de problema (a veces se informa al consumidor).
- Los colines en bolsa duran más: probablemente queden bolsas en las cuatro tiendas. Se retiran del lineal.
- El pan de hamburguesa del 29 está en el bar y en el restaurante. Se les llama con el lote exacto y la cantidad servida. Como son empresas, quedan identificadas en tus albaranes: es el paso adelante del artículo 18.3.
Con registros al día, este ejercicio se hace en menos de una hora. Sin el parte de producción, tendrías que retirar todo el pan con sésamo de una semana y llamar a todos tus clientes.
El simulacro de retirada
La forma de saber si tu sistema funciona es probarlo antes de necesitarlo. Un simulacro consiste en elegir un lote de materia prima al azar y reconstruir su recorrido con cronómetro.
- Elige un lote de proveedor recibido hace dos o tres semanas.
- Localiza su recepción y la cantidad.
- Encuentra todas las producciones en las que se usó.
- Encuentra todos los destinos de esas producciones.
- Cuadra cantidades: lo recibido debe ser igual a lo usado más lo que queda.
- Apunta el tiempo que has tardado y los huecos que has encontrado.
Muchos sistemas de autocontrol incluyen el simulacro periódico como verificación del plan de trazabilidad. Si tardas más de lo que tardaría en venderse el producto, el sistema no sirve para un producto de vida corta.
Tiendas propias, clientes de hostelería y otros comercios
El destino cambia lo que tienes que registrar y cómo etiquetar:
| Destino | Paso adelante | Lote en el producto |
|---|---|---|
| Consumidor final en tu tienda (granel) | No se identifica al consumidor | No obligatorio (RD 1808/1991, art. 2.2.b) |
| Tus tiendas propias (sucursales) | Hoja de reparto o pedido con lote por tienda | Según cómo se venda en la tienda |
| Bares, restaurantes, hoteles | Albarán con cliente, producto, lote, cantidad y fecha | Si va preenvasado, etiqueta con lote o con fecha día/mes (art. 5) |
| Otros comercios minoristas | Albarán; además, registro de clientes, cantidades y fechas (RD 1021/2022, art. 3.5) | Etiqueta completa si va preenvasado |
Lo que envasas para vender a otros negocios deja de ser «venta inmediata» en tu propio mostrador. Ahí entran el lote y el etiquetado completo del Reglamento 1169/2011, que explicamos en la guía de alérgenos y etiquetado.
Papel, hoja de cálculo o programa
Los tres pueden cumplir la ley. La diferencia está en el tiempo que tardas en responder y en los huecos que dejan.
- Papel. Funciona en un obrador con una tienda y pocas materias primas críticas. El punto débil es la búsqueda: encontrar un lote en tres semanas de partes escritos a mano lleva tiempo.
- Hoja de cálculo. Mejora mucho la búsqueda (filtrar por lote). El punto débil es que depende de que alguien pase los datos cada día y de que nadie rompa las fórmulas.
- Programa de gestión. Si la recepción, el parte de producción y los albaranes están en el mismo sistema, la trazabilidad sale sola: al consumir un lote en una fabricación, el programa lo enlaza con el lote producido y con las entregas. Tiene sentido cuando hay varias tiendas, clientes de hostelería y producto envasado.
Comparamos las opciones reales en España en la guía de software para obrador.
Quién aplica estas normas
El control oficial lo hace el servicio de salud pública de tu comunidad autónoma (o, según la actividad, el ayuntamiento). Muchas administraciones publican guías de trazabilidad y de prácticas correctas de higiene para obradores. Antes de rediseñar tu sistema, consulta la de tu comunidad y pregunta a tu inspección qué espera ver.
Errores habituales
- Apuntar «harina» sin lote. Sin el lote del proveedor, el paso atrás queda en nada.
- Lotes que abarcan una semana. Cómodos de llevar, caros de retirar.
- Elaboraciones base sin lote. Una crema pastelera que entra en cinco productos es un punto ciego si no tiene su propio lote.
- Albaranes a clientes sin columna de lote. El paso adelante existe, pero sin detalle.
- No cuadrar cantidades nunca. El simulacro es la única forma de descubrir los huecos antes de que importen.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que poner número de lote en el pan que vendo a granel en mis tiendas?
No en el producto. El RD 1808/1991 (art. 2.2.b) excluye de la indicación de lote a los alimentos que se venden sin envasar, los envasados a petición del comprador y los preenvasados para venta inmediata. Eso no te libra de la trazabilidad del Reglamento 178/2002: tienes que poder decir qué materias primas usaste y de qué proveedor venían. En la práctica, apunta en el parte de producción qué lotes de harina, huevo o semillas entraron en cada hornada.
¿Cada cuánto tengo que cambiar de lote?
La norma no fija un tamaño. El RD 1808/1991 define el lote como el conjunto de unidades producidas en circunstancias prácticamente idénticas, y quien lo decide es el operador. Lo habitual en obrador es un lote por producto y día o por amasada. Cuanto más pequeño es el lote, menos producto tendrás que retirar si hay un problema, pero más registros tendrás que llevar.
¿Tengo que saber a qué cliente final vendí cada barra?
No. El artículo 18 del Reglamento 178/2002 se refiere a las empresas a las que suministras. Al consumidor final de tu tienda no tienes que identificarlo. Sí tienes que saber a qué tiendas propias, bares, restaurantes u otros comercios enviaste cada lote, con fecha y cantidad.
¿Puedo omitir el lote si la etiqueta lleva la fecha de caducidad?
Sí, en un caso concreto: el artículo 5 del RD 1808/1991 permite no indicar el lote cuando la fecha de duración mínima o de caducidad figura en la etiqueta con, al menos, el día y el mes, en ese orden. Muchos obradores usan la fecha como lote para productos de vida corta que envasan para otros clientes. Aun así, si produces dos veces el mismo día el mismo producto, la fecha no distingue entre ambas tandas.
¿Cuánto tiempo guardo los registros de trazabilidad?
El Reglamento 178/2002 no fija un plazo en su artículo 18. Tu comunidad autónoma o las guías de prácticas correctas de higiene de tu sector pueden dar criterios, y lo prudente es conservarlos al menos mientras el producto pueda estar en el mercado más un margen razonable. Pregunta a tu inspección qué plazo esperan ver para tu actividad.
Fuentes
- Reglamento (CE) 178/2002, principios y requisitos generales de la legislación alimentaria (art. 18, trazabilidad)
- Real Decreto 1808/1991, indicaciones que permiten identificar el lote (BOE)
- Real Decreto 1021/2022, requisitos higiénicos del comercio al por menor (BOE)
- Real Decreto 191/2011, Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (BOE)
- Gobierno Vasco, documento de control de la trazabilidad en establecimientos no industriales (PDF)